Como reduzir custos em pequenas empresas?

Saber como reduzir custos na empresa é, sem dúvida, uma das questões que mais faz parte da rotina de empreendedores. Especialmente em pequenos negócios, essa é uma ação tida como vital, pois é muito comum haver restrições de capital e uma baixa tolerância a erros e desperdícios de recursos.

Desse modo, você que é empreendedor e busca os melhores caminhos para fazer o seu negócio se manter sólido e em uma linha de crescimento, certamente deve se preocupar com a questão dos custos. Afinal, eles precisam estar equilibrados e dentro da realidade da empresa para que nada prejudique a sua atuação.

Para ajudar nesse ponto, preparamos este artigo mostrando como é possível, a partir de medidas simples e práticas, reduzir os custos da sua empresa. Então, continue a leitura e saiba mais!

O que são os custos de uma empresa?

Antes de avançar para a parte mais prática, é preciso saber, de fato, o que são os custos de uma empresa. Essa compreensão é muito importante, pois permitirá entender em quais pontos é preciso concentrar os seus esforços.

Nesse sentido, uma questão que gera muita dúvida no empreendedor é quanto aos conceitos de custo e despesa. Como estamos falando da gestão do seu negócio, é preciso ser mais técnico e profissional, compreendendo bem cada termo que se relaciona com essa atividade.

Assim, uma das noções mais básicas que se deve ter é que custos e despesas são conceitos bem diferentes. Na prática, os custos são os valores que se relacionam diretamente com a atividade do negócio, ou seja, com a fabricação de um produto ou a prestação de um serviço, por exemplo. Assim, se a produção ou o volume de serviços reduz, os custos seguem a mesma lógica.

Por outro lado, as despesas são todos os gastos necessários à manutenção da empresa. São de caráter geral e de difícil vinculação com a atividade-fim do seu negócio.

Como o nosso foco aqui é ajudar você a reduzir custos, convém citar alguns dos mais comuns em uma empresa:

• matéria-prima;
• fornecedores;
• transporte;
• salário de funcionários;
• tributos relacionados ao produto/serviço oferecido;
• eventuais softwares de gestão e programas pagos para prestar o serviço etc.

Qual é a importância de se reduzir custos na empresa?

A primeira noção que se deve ter é que os custos consomem uma parte do orçamento da empresa. Assim sendo, quanto mais elevados eles estiverem, maior será a representatividade sobre o faturamento e menor será o lucro do negócio.

Por essa e outras razões, reduzir os custos é uma ação de suma importância para as empresas. Na prática, reduzir custos de forma eficiente significa fechar as torneiras do desperdício, otimizar os gastos e aproveitar da forma mais eficiente possível o orçamento disponível.

Além disso, a redução dos custos, sobretudo em pequenas empresas, é a chave para a liberação de capital para outras atividades. A exemplo, quando se reduz os custos e se consegue obter uma margem de lucro maior na atividade, é possível reverter esse ganho em investimentos, como em marketing, infraestrutura, pessoal e inovação.

Então, se você quer ver o seu negócio prosperar de forma mais ágil e sólida, é muito importante que saiba como reduzir custos na empresa, eliminando tudo aquilo que não é necessário e que pode dar lugar a gastos mais estratégicos, certo?

A seguir, listamos algumas ações práticas que podem ajudar sua empresa. Confira!

Como reduzir os custos da sua empresa de forma eficiente?

Reduzir custos não é o mesmo que cortar gastos. A redução é uma tarefa estratégica, planejada e que prioriza a adequada manutenção das atividades da empresa.

Por outro lado, cortar gastos pressupõe ações deliberadas, sem muito estudo e focadas apenas na redução quantitativa dos gastos, sem entender a fundo os impactos que isso pode causar.

Queremos ajudar você a reduzir custos de forma saudável, sem expor o seu negócio a riscos e eventuais dificuldades. Para tanto, sugerimos as medidas listadas a seguir.

Melhorar a gestão de fornecedores

Os fornecedores têm um grande impacto sobre o orçamento de uma empresa. Por isso, precisam ser avaliados e ajustados sempre que necessário. Nesse ponto, é muito importante ir em busca de parcerias mais estratégicas, cujos custos sejam menores.

Não estamos falando em abrir mão da qualidade em nome dos custos. Na realidade, existem ações que podem otimizar a negociação com fornecedores, como fixar cronogramas de compras e negociar em volumes maiores.

Renegociar dívidas

Financiamentos, empréstimos e outros produtos financeiros também são fontes de custos para os negócios, especialmente quando as taxas cobradas são elevadas. Nesse sentido, se o seu negócio acumula alguma dívida, o ideal é sempre buscar renegociá-la para conseguir melhores condições.

Nessas horas, considere fazer um parcelamento, um adiantamento ou até mesmo a migração da dívida para outro banco, desde que isso implique na redução de juros e encargos. Acredite, essa ação pode reduzir custos consideravelmente.

Gerenciar melhor o estoque

Estoque parado ou mal planejado é custo desnecessário na certa. Erros nesse tipo de gestão são mais comuns do que se imagina, especialmente em pequenas empresas. Por isso, a recomendação é operar com um estoque que seja compatível com o volume de vendas, por exemplo.

O fato é que manter mercadorias paradas em um depósito aumenta os riscos de perdas e avarias, além de exigir custos com manutenção e aluguel de um espaço. Pense bem!

Analisar custos atuais

Analisar os custos do seu negócio também é uma medida essencial para a redução deles. Conhecendo bem as atividades e processos que consomem os recursos da empresa, fica muito mais fácil entender o que pode ser feito para minimizá-los.

A exemplo, pode-se avaliar custos básicos, como a conta de energia, a fatura da internet e outros serviços prestados para a empresa. Nesse sentido, permite-se a contratação de serviços mais condizentes com as necessidades internas, evitando desperdícios.

Investir em tecnologia

A tecnologia é, sem dúvidas, o principal caminho para a redução de custos em uma empresa. A exemplo, a substituição de processos manuais, lentos e burocráticos por alternativas automatizadas, além de trazer economia, pode aumentar a eficiência, reduzir o retrabalho e a ocorrência de erros dentro do negócio.

Hoje já existem plataformas de gestão integradas que assumem o gerenciamento de diversos setores da empresa, como financeiro, RH e estoque, oferecendo um suporte confiável e acessível para empreendedores.

Esse tipo de solução elimina a necessidade de grandes equipes nos processos de gestão, além de reduzir a necessidade de papel e arquivos físicos, gerando uma boa economia.

Essa é apenas uma das possibilidades que a tecnologia oferece. Pode-se seguir também pelo caminho dos serviços digitais e a contabilidade é um ótimo exemplo. Optar pela contratação de um escritório de contabilidade online reduz bastante os custos que a centralização dessa atividade implicaria. Saiba mais sobre isso na sequência.

Considerar a contabilidade online

Mesmo nas pequenas empresas, a contabilidade exerce um papel estratégico fundamental para manter o negócio funcionando de forma regular, documentando as atividades e orientando quanto pagar de imposto.

Muito embora também represente um custo, uma alternativa para reduzi-lo é optar pela contabilidade online.

Nesse formato, a sua empresa pode ter um serviço contábil completo com tudo que precisa para funcionar de forma regular e competitiva, mas com o diferencial de ser digital e econômico.

A Contabilizei, por exemplo, foi pioneira em oferecer serviço de contabilidade online com preço justo para pequenas empresas e hoje é o maior escritório de contabilidade do país!

Então, gostou de aprender sobre como reduzir custos na empresa? Tem interesse em aproveitar os benefícios da contabilidade online? Entenda por que você pode confiar na Contabilizei e como funciona.